Datenschutzerklärung Hospiz-Dienst St.Gallen
Der verantwortliche Umgang mit Personendaten ist dem Hospiz-Dienst St.Gallen ein Anliegen. In dieser Datenschutzerklärung wird beschrieben, wie und wozu Personendaten bearbeitet werden.
Im Folgenden wird unter «Bearbeiten» (damit ist auch der Begriff «Verarbeiten» um-fasst) z. B. das Beschaffen, Speichern, Aufbewahren, Verwenden, Verändern, Be-kanntgeben, Archivieren, Löschen oder Vernichten von Personendaten verstanden.
Unter «Personendaten» (damit ist auch der Begriff «personenbezogene Daten» um-fasst) werden im Folgenden sämtliche Informationen verstanden, die sich auf eine be-stimmte oder bestimmbare Person beziehen (z. B. Name, Geburtsdatum, E-Mail-Ad-resse).
1. Personendaten und Bearbeitungszwecke
Patientinnen und Patienten
Die Kenntnis bestimmter Personendaten und Informationen zum Gesundheitszu-stand und zur sozialen Umgebung sind für die Begleitung der schwerkranken Men-schen und für die Unterstützung deren Angehörigen erforderlich.
Dies beinhaltet Angaben aus mündlicher Besprechung und schriftlichen Berichten z. B. Name, Adresse, Telefonnummer, Jahrgang, Geschlecht, Zivilstand, Nationali-tät, Sprache, Gesundheitszustand, Hauptsymptomatik, Auftrag an die freiwillig be-gleitenden Personen.
Pikett Dienst
Der Pikett Dienst erhält Informationen über Einsätze der freiwillig begleitenden Per-sonen und über die zu begleitenden Personen, um am Freitag die nötigsten Auf-träge erledigen zu können. Der Dienst wird vertraglich zur Einhaltung der aktuell geltenden Datenschutzgesetzgebung sowie zur Geheimhaltung und Vertraulichkeit verpflichtet. Er darf die Daten nur zu vorbestimmten Zwecken nutzen.
Freiwillige Begleitende, Mitarbeitende Geschäftsstelle, Vorstand
Die Bereitstellung bestimmter Personendaten ist für das Bewerbungsverfahren von interessierten Freiwilligen, Mitarbeiterinnen, Mitarbeitern der Geschäftsstelle und der Vorstandsmitglieder erforderlich. Dazu zählen relevante Personendaten.
Grundsätzlich können folgende Kategorien von Personendaten durch den Hospiz-Dienst St.Gallen aufgenommen werden:
- Angaben aus den Online-Formularen und Bewerbungsunterlagen (z. B. Name, Adresse, Geburtsdatum, Geschlecht, Zivilstand, Nationalität, Ausbildung, Spra-che, Foto)
- Informationen aus dem Bewerbungsverfahren
- Informationen aus Arbeitszeugnissen, Diplomen, Bestätigungen von Aus- und Weiterbildungen
- Angaben zu Drittpersonen (z. B. Lebenspartner, Kinder)
Personendaten können je nach Angaben bearbeitet werden. Es handelt sich dabei etwa um Daten über religiöse Ansichten sowie Daten über verwaltungs- und straf-rechtliche Verfolgungen oder Sanktionen (indem ein Strafregisterauszug einge-reicht wird) und aus Referenzanfragen. Die Bearbeitung dieser Daten erfolgt zur Anbahnung und Durchführung eines Vertrags, bzw. der Vereinbarung für das frei-willige Engagement.
Die übermittelten Daten dienen ausschliesslich zur Bearbeitung und zur Durchfüh-rung des Bewerbungsprozesses und der Mitarbeiterführung. In diesem Rahmen haben ausschliesslich Personen, welche mit der Besetzung dieser Stelle oder des ehrenamtlichen Engagements zu tun haben, Einblick.
Spender, Mitglieder
Der Hospiz-Dienst St.Gallen erfasst Spendengelder, Adresse, E-Mail der Spender und Mitglieder. Die Daten werden vertraulich behandelt und für Dankensschreiben, Versand von Informationen und Einladungen zu Anlässen (z. B. für die Hauptver-sammlung) verwendet.
Sonstige Erhebung und Bearbeitung von Personendaten
Soweit dies erlaubt ist, entnimmt der Hospiz-Dienst St.Gallen öffentlich zugängli-chen Quellen (z. B. Handelsregister, Presse, Internet) gewisse Daten oder erhält solche von Behörden und sonstigen Dritten.
Der Hospiz-Dienst St.Gallen verarbeitet und speichert Personendaten, solange es für die Erfüllung der Pflichten oder sonst die mit der Bearbeitung verfolgten Zwecke erforderlich ist. Sobald Personendaten nicht mehr erforderlich sind, werden sie re-gelmässig und soweit möglich gelöscht. Die Aufbewahrungspflicht für Jahresbe-richte, Jahresrechnungen und Buchungsbelege beträgt 10 Jahre.
2. Elektronische Kommunikation und Datensicherheit
Bei der elektronischen Kommunikation (z. B. via E-Mail, WhatsApp, Social Media) sollte beachtet werden, dass diese allgemein nicht verschlüsselt erfolgt. Daten kön-nen von Dritten abgefangen und manipuliert werden oder verloren gehen. Der Hos-piz-Dienst St.Gallen trifft zwar geeignete technische und organisatorische Sicher-heitsmassnahmen, um dies innerhalb der Systeme zu verhindern. Zu den Sicher-heitsmassnahmen gehören z. B. Firewalls, technische Zugangsbeschränkungen 3 sowie periodische Sicherung (Backup). Ansonsten obliegt es dem Nutzer des In-ternets, sich über die erforderlichen Sicherheitsvorkehrungen zu informieren und geeignete Massnahmen (z. B. aktueller Virenschutz) zu treffen.
Newsletter und E-Mail-Versand
Der Hospiz-Dienst St.Gallen nutzt den Kommunikationskanal E-Mail und Newslet-ter für den Versand von Informationen.
Online-Kontaktformular
Bei der Kommunikation via Online-Kontaktformular werden Daten aus Mitteilungen an den Hospiz-Dienst St.Gallen zur Beantwortung der Anfragen sowie für eine wei-tere mögliche Kommunikation verwendet. Der Hospiz-Dienst St.Gallen kann diese Datenschutzerklärung jederzeit ohne Voran-kündigung anpassen. Es gilt die jeweils aktuelle, auf der Webseite publizierte Fassung.
Version 1 (Stand 22.08.2023)
Der Datenschutzbeauftragte
Hospiz-Dienst St.Gallen
Begleitung Schwerkranker und Sterbender
Marktplatz 24
CH - 9000 St. Gallen
Telefon 071 222 78 50
info@hospiz-dienst-sg.ch